U JU Zavod za zapošljavanje Republike Srpske (ZZZRS) u toku je uvođenje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima (DMS). Radi se o složenom sistemu koji će, po potpunom stavljanju u funkciju, omogućiti značajno brži i sigurniji protok dokumenata u ZZZRS.
Aktivnost se izvodi uz podršku Projekta zapošljavanja mladih (YEP) a od početka ove sedmice, DMS je u funkciju stavljen u Centralnoj službi i filijalama Banja Luka, Doboj i Prijedor. Do kraja sedmice očekuje se uvođenje sistema u rad i u preostalim filijalama (Trebinje, Istočno Sarajevo, Bijeljina) nakon čega će biti omogućen brz, efikasan i siguran protok dokumenata između svih 58 biroa za zapošljavanje, 6 filijala i centralne službe. Podsjećamo, YEP je u prethodnom periodu podržao obučavanje osoblja za korištenje DMS aplikacije u svim filijalama ZZZRS. Obuka je najvećim dijelom provedena korištenjem ljudskih resursa samog Zavoda, čime je ova institucija osposobljena da održivo upravlja ovim važnim softverskim alatom.
Uvođenjem sistema za upravljanje dokumentima u ZZZRS, troškovi korištenja i dostavljanja dokumentacije se svode na minimum, osigurava se da osoblje Zavoda pravovremeno dobija potrebne informacije, dokumente i alate potrebne za efikasno rješavanje poslovnih zadataka. Vrijeme potrebno za obradu i distribuciju se značajno skraćuje i osigurava se da ni jedan dokument ne bude izgubljen, neobrađen ili neiskorišten u bilo kojem poslovnom procesu. Automatski se vode sve zakonom propisane knjige o kancelarijskom poslovanju, a u bilo kojem trenutku moguće je izvršiti analizu te ispis izvještaja o generalnom poslovanju Zavoda. Na ovaj način se poslovi dodjeljuju veoma jednostavno, vodi se računa da je opterećenje službenika podjednako, a prati se i njihova efikasnost, u smislu opterećenja i brzine rješavanja slučajeva.
Na ovaj način prevenirati će se mogućnost da se sva dokumentacija koja je od važnosti za ZZZRS bude uništena kao što se to desilo prilikom katastrofalnih poplava u Doboju 2014.godine kada je filijala Doboj u potpunosti devastirana, a nakon čega je ova aktivnost i inicirana.
Važno je naglasiti da ovakav način rada i uvođenje novih tehnologija u kancelarijskom poslovanju je u skladu sa najboljim evropskim praksama te umnogome doprinosi uštedi vremena, ali i troškova kao što su na primjer troškovi poštarine, printanja, papira i sl.
Uništenje dijela arhive ZZZRS u katastrofalnim poplavama u Doboju 2014. godine
