Da li ste se ikada pitali kako neke organizacije, po okončanju velikih projekata ili programa, prelaze na novi sistem rada lagano i neprimjetno dok za druge ovakav prelezak bude vrlo stresno iskustvo? Odgovor leži u konceptu “Oglednog biroa”, koji se primjenjuje u reformi Javnih službi za zapošljavanje u Bosni i Hercegovini.
Kada govorimo o testiranju inače mislimo na testiranje rezultata po određenom proizvodu ili aktivnosti. Također, mislimo o testiranju kombinacija ovih rezultata sa kranjim ciljem testiranja “end-to-end” metode. Nerijetko se zaboravlja da ovi rezultati imaju značajan uticaj na načine rada, formiranje i odabir alata i procesa koji se koriste unutar pojedine organizacije. Koncept “Oglednog biroa” može biti korišten kako bi se adresirala ova pitanja.
Koncept “Oglednog biroa” je prototip operacija koji reflektira radno okruženje koliko je maksimalno moguće realno. Koncept “Oglednog biroa” dozvoljava nam da validiramo korisnost i efektivnost ponuđenog rješenja. Učesnici u “Oglednom birou” su uglavnom operativno osoblje koje će u konačnici biti odgovorno i za implementaciju i realizaciju sistema i procesa nakon što je specifični projekat ili program uvođenja gotov.
“Ogledni biro” angažira ključno osoblje koje je dio tranzicijskog procesa u ranoj fazi na taj način omogućujući im da daju feedback odnosno povratne informacije u odnosu na nove sisteme koji se razvijaju i čija je primjena planirana. Ovaj koncept također je odličan način za prikupljanje relevantnih inputa od strane svih važnih aktera, obzirom da dozvoljava da se demonstriraju benefiti uvođenja novog sistema za specifičnu ciljnu grupu, dok ujedno dozvoljava da se feedback informacije dobijaju rano i pravovremeno, te u tom smislu da se novi sistem maksimalno prilagodi potrebama uposlenika. Također, putem “Oglednog biroa” moguće je predvidjeti potencijalne probleme te ih shodno tome i adresirati prije nego što se pojave.
Benefiti “Ogledno biroa” su mnogobrojni dok neki od njih uključuju:
- Omogućuje prijenos znanja u operativne timove u ranoj fazi implementacije dok se sistemi i procesi razvijaju, smanjujući oštrinu krivulje učenja;
- Operativnom i projektnom osoblju daje priliku da sisteme i procese koriste u ranim fazama što stvara mogućnost pravovremen identifikacije eventualnih odstupanja i “jazova”
- Potiče “buy-in”, odnosno preuzimanje modela od strane institucije
- Potiče stvaranje radne sredine koja dozvoljava da se rješenja demonstriraju široj publici;
- Nakon implementacije sesije “Oglednog biroa”, dok se sistem približava momentu implementacije odnosno momentu aktivacije, članovi “Oglednog biroa” su već adekvatno educirani te shodno tome mogu obučavati kolege o korištenju novih sistema, na taj način čineći prelazak na novi sistem mnogo jednostavnijim i “bezbolnijim”
Proces “Oglednog biroa”
Faza 1: Planiranje
Planiranje “Oglednog biroa” javlja se na samom početku implementacije programa. Cilj ove faze je upostaviti sve neophodno za facilitiaciju “Oglednog biroa” za vrijeme trajanja programa. Ova faza uobičajeno sadrži sljedeće korake:
- Identificirati ključne učesnike u “Oglednom birou”
- Planirati kada će se sesije o “Oglednom birou” realizirati. Kako bi se ovaj korak implementirao neophodno je uskladiti koncept radionica sa krajnjim rezultatim odnosno ciljevima. Ukoliko istraživačko-razvojni timovi isporučuju redovne izvještaje i proizvode (recimo mjesečne), onda će imati smisla da se ove sesije drže netom nakon što su novi proizvodi pušteni u funkciju
- Osigurati da je okruženje adekvatno za implementaciju “Ogledno biroa”. Ovo se odnosi na osiguranje sistema testiranja odnosno da sistem postoji i da ima dovoljno podataka u istom ukoliko bude neophodno da se takvih podaci koriste;
- Planirati željene rezultate pojedinačnih sesije o “Oglednom birou” kao što je npr. prioritetiziranje liste preporučenih poboljšanja; kao i liste pozitivnih i negativnih stavki kada je u pitanju novi sistem u odnosu na stari
U ranoj fazi implementacije projekta ili programa izvjesno je da neće postojati mnogo načina da se željeni rezultatit estiraju. To apsolutno ne znači da se “Ogledni biro” ne treba reazilirati. Koristeći bilo koje podatke u ovoj fazi kao što su grube bilješke o biznisu “Business Scenario Walkthroughs” mogu se realizuirati.
Cilj “BSW” je proći kroz poslovne procese iako još uvijek ne postoji adekvatan software ili hardware koji bi mogao potvrditi praktičnu primjenu tog istog procesa. Obzirom da ne postoji software ili hardware učesnici bi trebali biti uključeni u smimulacije procesa.
Faza 3: Srednja faza “Oglednog biroa”
Ova faza počinje kada su dostupni prvi realni rezultati koji su dostupni za testiranje. U ovoj fazi, pored realizacije BSW metode mogu se realizirati i poslovne simulacije. Poslovne simulacije uključuju korištenje isporučenih sistema kako bi se realizirali zadaci iz stvarnog svijeta; odnosno podrazumijevaju simulaciju realnih situacija koje će nastupiti onog trenutka kada je novi sistem aktivan i predat na postupanj Operativnom timu.
U ovoj fazi izvjesno je da će tek dio finalnog sistema biti dostupan. Ipak, dodatno uz rezultate i proizvode sistema dostupne u ovoj fazi, novi dizajn će biti dostupan za one dijelove sistema čija isporuka predstoji, te je neophodno realizirati BSW metodu na ovim aktivnostima.
Faza 4: Završna faza
Kasna faza ovog koncepta počinje kada više ne postoji potreba za implementacijom BSW metode i oslanja se isključivo na poslovnu simulaciju. Svrha ove faze je dvojaka:
- Odobriti odnosno označiti sve rezultate i proizvode specifičnog sistema kao prihvatljive za Operativni tim
- Učesnici “Oglednog biroa” pristupaju prenošenju znanja i praksi, odnosno organizaciji treninga putem kojih će pripremiti svoje kolege za korištenje novih sistema
Dobra je ideja pripremiti finalne kriterija odobrenje za Operacije, te trening planove tokom kraja treće faze “Oglednog biroa”. Finalno odobrenje znači da su svi sigurni da je sistem koji se uvodi u potpunosti adekvatan za operativne potrebe te da ključni akteri i uposlenici znaju kako ga koristiti.
Zaključak
“Ogledni biro” je odliačn način da se osigura da sistemi koji se razvijaju unutar projekta ili programa te koji su predmet uvođenja budu uvedeni na suptilan način. To je također odličan anačin za prikupljanje relevantnih inputa od strane ljudi koji će u konačnici i koristiti taj isti sistem, obzirom da ih involvira vrlo rano u kompletan proces tranzicije, adaptira sistem prema njihovom feedback-u, te u konačnici im daje opciju da te sisteme odobre odnosno stave u funkciju i samim tim ih ocjene kao adekvatne za upotrebu.
U implementaciji Reformskog paketa YEP koristi upravo ovakve inovativne načine za realizaciju sistemskih promjena. Ipak, i pored velikih ulaganja i angažovanja stručnjaka da pronađu rješenja za probleme sa kojima se službe suočavaju, konačna odluka leži na menadžmentu i osoblju, bez kojih se ni najjednostavnije procedure ne mogu poboljšati
