Danas je na Palama počela trodnevna obuka za grupu trenera iz filijala Zavoda za zapošljavanje RS koji će biti zaduženi za prenos znanja ostalim kolegama u svojim filijalama, a koji rade na poslovima protokola u Zavodu. Uvođenje sistema za upravljanje dokumentima je podržano od strane Vlade Švicarske i Projekta zapošljavanja mladih, a ima za cilj ubrzavanje procesa i povećanje kvalitete kancelarijskog poslovanja. Obuku vode stručnjaci iz Hrvatske, kompanije IT Sistemi – Nove Tehnologije d.o.o., koja je posao dobila na međunarodnom tenderu, a razvila je aplikaciju koja će biti korištena za elektronsko upravljanje dokumentima, koja je poznata po nazivu Office Point.
Podsjećamo, ova aktivnost slijedi nakon potpisivanja Memoranduma o saradnji ZZZRS i YEP-a i inicijalne radionice, koju su u martu 2015.g. za menadžment Zavoda održali predstavnici Projekta zapošljavanja mladih i hrvatski stručnjaci te nakon što je izrađen Katalog poslovnih procesa kojim su definisane najvažnije aktivnosti u radu Zavoda. Prije ove, održana je i obuka za korištenje sistema za upravljanje dokumentima (DMS) u ZZZRS je obavljena u aprilu ove godine, a nju je vodio inžinjer iz Hrvatske Josip Mandić.
Teme trodnevne obuke u Zavodu su:
- Administracija sistema
- Rad sa predmetima (zaprimanje dokumenata, zavođenje i združivanje akata i njihova digitalizacija)
- Dostavljanje predmenta i akata i kreiranje i otprema izlaznih akata
- Razvođenje i arhiviranje dokumenata
- Proces pripreme uputstava/pravilnika (praktični rad i primjeri)
- Proces izrade finansijskog plana (praktični rad i primjeri)
- Demonstracija implementacije pohrane interne dokumentacije ZZZRS
- Zaprimanje izlaznih računa
Uvođenjem sistema za upravljanje dokumentima u ZZZRS, troškovi korištenja i dostavljanja dokumentacije se svode na minimum, osigurava se da osoblje Zavoda pravovremeno dobija potrebne informacije, dokumente i alate potrebne za efikasno rješavanje poslovnih zadataka. Vrijeme potrebno za obradu i distribuciju se značajno skraćuje i osigurava se da ni jedan dokument ne bude izgubljen, neobrađen ili neiskorišten u bilo kojem poslovnom procesu. Automatski se vode sve zakonom propisane knjige o kancelarijskom poslovanju, a u bilo kojem trenutku moguće je izvršiti analizu te ispis izvještaja o generalnom poslovanju Zavoda. Na ovaj način se poslovi dodjeljuju veoma jednostavno, vodi se računa da je opterećenje službenika podjednako, a prati se i njihova efikasnost, u smislu opterećenja i brzine rješavanja slučajeva.
Na ovaj način prevenirati će se mogućnost da se sva dokumentacija koja je od važnosti za ZZZRS bude uništena kao što se to desilo prilikom majskih poplava u Doboju kada je filijala Doboj u potpunosti devastirana, ali važno je naglasiti da ovakav način rada i uvođenje novih tehnologija u kancelarijskom poslovanju je u skladu sa najboljim evropskim praksama te umnogome doprinosi uštedi vremena, ali i troškova kao što su na primjer troškovi poštarine, printanja, papira i sl.
Planirano je da nakon ove obuke se sistem pusti u funkciju u pilot filijali Istočno Sarajevo, nakon čega bi se proširilo na preostale filijale. Obzirom na dragocjene međunarodne resurse koje Projekat YEP uvodi u ovom procesu, trodnevna obuka će biti snimljena u vidu webinara kako bi lokalni stručnjaci mogli u svakom trenutku pružiti podršku i konsultativno pomoći grupi trenera Zavoda da sistem u potpunosti funkcioniše i zadovolji potrebe radnika Zavoda.
