Danas su Zavodu za zapošljavanje Republike Srpske isporučeni skeneri a koji su tehnički preduslov implementacije elektronskog sistema za upravljanje dokumentima – DMS (Data Management System).
Elektronski sistem upravljanja dokumentima garantuje brži i jeftiniji pristup dokumentima, veću sigurnost dokumenata i poslovnih informacija te niže troškove pohrane u poređenju sa papirnim dokumentima.
Podsjećamo, Projekat zapošljavanja mladih (YEP) je organizovao niz obuka za uposlenike Zavoda za zapošljavanje Republike Srpske kako bi se stručno osposobili za korištenje eletkronskog sistema za upravljanje dokumentima.
Zašto elektronski sistem za upravljanje dokumentima?
Uvođenjem sistema za upravljanje dokumentima u ZZZRS, troškovi korištenja i dostavljanja dokumentacije se svode na minimum, osigurava se da osoblje Zavoda pravovremeno dobija potrebne informacije, dokumente i alate potrebne za efikasno rješavanje poslovnih zadataka. Vrijeme potrebno za obradu i distribuciju se značajno skraćuje i osigurava se da ni jedan dokument ne bude izgubljen, neobrađen ili neiskorišten u bilo kojem poslovnom procesu.
Automatski se vode sve zakonom propisane knjige o kancelarijskom poslovanju, a u bilo kojem trenutku moguće je izvršiti analizu te ispis izvještaja o generalnom poslovanju Zavoda.
Na ovaj način se poslovi dodjeljuju veoma jednostavno, vodi se računa da je opterećenje službenika podjednako, a prati se i njihova efikasnost, u smislu opterećenja i brzine rješavanja slučajeva.
Uvođenje ovog sistema podrazumijeva postojanje tehničke infrastrukture čiji su dio i specifični skeneri koji omogućavaju skeniranje i pohranu dokumenata. Skeneri su nabavljeni u okviru Projekta zapošljavanja mladih (YEP) koji podržava Vlada Švicarske.
